Privacybeleid Scouting St. Hubertus

Scouting St. Hubertus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Persoonlijke gegevens van onze jeugdleden,leiding, bestuur en vrijwilligers worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Zo worden de VOG’s (verklaring omtrent gedrag) van leiding en vrijwilligers en persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap geregistreerd in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland.  Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting St. Hubertus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Gegevens betreffende een aandoening, allergie e.d. (astma, eczeem, hooikoorts, ADHD,epilepsie, autisme o.i.d.) worden alleen met de Teamleider besproken.
    (wij zouden het, in het belang van uw zoon/dochter, waarderen als eventuele veranderingen op het gebied van gezondheid worden doorgegeven aan de Teamleider)
  • Het gezondheidsformulier dat u ten behoeve van een zomerkamp o.i.d invult, zal na afloop van dit kamp worden vernietigd;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Scouting St. Hubertus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting St. Hubertus verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratief doeleinde;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scouting St. Hubertus de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door Scouting St. .Hubertus opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Scouting St. Hubertus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Scouting St. Hubertus van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Scouting St. Hubertus maakt gebruik van OneDrive (Zakelijk) voor het bewaren en uitwisselen van documentatie. Hieronder vallen ook documenten met persoonsgegevens. Er zijn autorisatie-afspraken
gemaakt, zodat niet iedereen toegang heeft tot alle mappen en documenten.

Medische Gegevens

In sommige situaties is het nodig dat de (bege)leiding van de leden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting St. Hubertus  mag deze “bijzondere persoonsgegevens” niet registreren, maar wijst ouder(s)/verzorger(s) bij de lidmaatschapsregistratie op het belang van verstrekken van deze informatie aan de (bege)leiding van de speltak. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).

Kampen / Weekenden

Verder is het voor overnachtingen / kampen noodzakelijk dat de (bege)leiding van de leden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die per overnachting / kamp op hard copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouder(s) /verzorger(s) aan de (bege)leiding van de speltak.
De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor de (bege)leiding van het betreffende speltak. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Rechten betreffende uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Fotobeleid

Bij inschrijving hebt u de mogelijkheid ermee akkoord te gaan, dat er foto’s worden gemaakt en heeft u aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van deze foto’s voor archief, publiciteit voor en publicaties van Scouting St. Hubertus en voor plaatsing op onze website. U kunt uw toestemming ten allen tijde weer intrekken geef dit dan even door aan zijn of haar Teamleider.

Scouting St. Hubertus is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting St. Hubertus of een activiteit waar Scouting St. Hubertus aan deelneemt. Mocht u toch bezwaar hebben tegen het maken van en/of gebruik van foto’s, neem dan contact op met de Teamleider van de betreffende speltak.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens Ledenadministratie

Armand Lahaije
Scouting St. Hubertus
Evenkamp 100
6041 PG Roermond

leden@scouting-herten.nl